Od 1 stycznia 2019 r. wchodzą rewolucyjne zmiany w tworzeniu i przechowywaniu teczek osobowych oraz dokumentacji pracowniczej
Od 1 stycznia 2019 r. zaczęły obowiązywać nowe przepisy w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wprowadzają one nowe zasady tworzenia akt osobowych – nowy podział oraz dokumenty wchodzące w ich skład – oraz zobowiązują pracodawców do tworzenia dodatkowych dokumentów poza tymi teczkami. Wprowadzają również nowe sposoby i okresy gromadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej.
NOWE TECZKI OSOBOWE
Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracowników mają być podzielone, nie jak dotychczas na 3, lecz na 4 części. Teczka osobowa została bowiem powiększona o część D, w której zawiera się dokumenty dotyczące karania pracownika lub ponoszenia przez niego odpowiedzialności porządkowej.
Ponadto, zmienia się skład przedmiotowy poszczególnych części – znikają z nich niektóre dokumenty i pojawiają się nowe - na co warto zwrócić uwagę nie tylko przy zakładaniu nowych teczek osobowych, ale również przy porządkowaniu dotychczasowych – wytworzone już teczki (pracowników pozostających w zatrudnieniu 1 stycznia 2019 r. ) będą musiały być bowiem zorganizowane i uporządkowane w „nowy” sposób (o czym dalej).
Teczki osobowe według nowych zasad muszą obejmować następujące dokumenty:
Część A: dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie:
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych,
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (wydane na postawie art. 229 § 1-12 Kodeksu pracy).
Część B: oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:
treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia o stosowanych systemach i rozkładach czasu pracy oraz przyjętych okresach rozliczeniowych,
przepisami oraz zasadami BHP,
zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
potwierdzenie poinformowania pracownika:
warunkach zatrudnienia oraz o zmianie tych warunków (informacja z art. 29 § 3 - § 33 Kodeksu pracy),
o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia BHP,
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,
dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu,
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;
Część C: oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
kopa wydanego świadectwa pracy,
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających;
Część D: odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Tak, jak było dotychczas, oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Ponadto, każda z części akt osobowych zawierać musi wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Nowością, w porównaniu do dotychczasowych przepisów, jest zaś to, że oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. Dokumenty znajdujące się w części D przechowuje się zaś w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne – również w porządku chronologicznym. W związku z usunięciem z akt pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
DOKUMENTY DOTYCZĄCE CZASU PRACY
Pracodawca od 1 stycznia tego roku ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację związaną z czasem pracy. Inaczej, niż to było dotychczas przedstawiane w piśmiennictwie branżowym, ma ona być odrębną od teczek osobowych dokumentacją tworzoną albo w postaci dodatkowej teczki (segregatora) – w przypadku, gdy pracodawca prowadzić będzie dokumentację pracowniczą w formie papierowej albo w postaci odrębnego katalogu (zbioru) – w przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej). Najważniejsze jest jednak, że ta dokumentacja ma być, tak samo jak i teczki osobowe, tworzona odrębnie dla każdego pracownika i obejmować następujące dokumenty:
ewidencję czasu pracy, zawierającą informacje o:
liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
liczbie godzin nadliczbowych,
dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
wnioski pracownika dotyczące:
udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,
ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty,
stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,
stosowania weekendowego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy – tzw. rozkładu z naruszeniem doby pracowniczej,
stosowania tzw. ruchomej organizacji czasu pracy, czyli rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy,
dokumenty związane:
ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy,
z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
zgodę:
pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,
pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy;
Zwracam uwagę, na to, iż inaczej, niż dotychczas było sugerowane w projekcie zmian, pracodawca nie ma obowiązku gromadzić i przechowywać w ramach dokumentacji pracowniczej harmonogramów czasu pracy pracowników (grafików). Harmonogramy czasu pracy należy jednak przechowywać co najmniej do zakończenia okresu rozliczeniowego – są one bowiem podstawą rozliczenia czasu pracy - a najlepiej do upływu trzech lat – wraz z tym okresem przedawniają się bowiem roszczenia pracownicze, a harmonogram czasu pracy może być pomocny do ustalenia zasadności tych roszczeń. Ponadto, podkreślam, iż zupełną nowością w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy jest obowiązek zawierania w niej informacji nie tylko o liczbie przepracowanych w poszczególnych dniach, ale również o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych.
Jeśli zaś chodzi o dodatkowe dokumenty z zakresu czasu pracy, rewolucyjną nowością jest, obowiązek przechowywania dokumentów związanych z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Dotychczas taki dokument nie musiał być tworzony ani przechowywany, a dla uzgodnienia terminu w/w dnia wolnego wystarczyło ustne uzgodnienie pracownika i pracodawcy, które skutkowało skorzystaniem przez pracownika z takiego dnia wolnego i późniejsze wskazanie tego faktu w ewidencji czasu pracy.
DODATKOWE DOKUMENTY
Oprócz teczek osobowych oraz dokumentacji związanej z czasem pracy pracodawca ma obowiązek gromadzić i przechowywać, odrębnie dla każdego pracownika:
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).
Nowością w tym zakresie jest obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (wniosków urlopowych), które stają się składowym elementem dokumentacji pracowniczej (gromadzonym poza teczką osobową), a co za tym idzie, podlegającym wszelkim rygorom wytwarzania i przechowywania dokumentacji ze stosunku pracy.
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE
Nowe przepisy dotyczące tworzenia i zawartości teczek osobowych oraz zakresu gromadzenia dokumentów wykraczających poza te teczki stosuje się, co do zasady, do pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od dnia 1 stycznia 2019 r.
Do dokumentacji pracowników, którzy pozostawali w zatrudnieniu w dniu 1 stycznia 2019 r., ale których stosunki pracy zostały nawiązane przed tym dniem, wprawdzie nowe regulacje stosujemy, ale tylko do dokumentacji gromadzonej od 1 stycznia 2019 r. W praktyce oznacza to, że jakkolwiek od 1 stycznia br. musimy dostosować teczki osobowe pracowników do nowych wymogów - podzielić je na cztery części i zacząć zamieszczać dokumenty, o których mowa w nowych przepisach – oraz musimy stworzyć i gromadzić dodatkową dokumentację (poza aktami osobowymi), ale nie musimy – ani teczek ani dodatkowej dokumentacji uzupełniać o dokumenty za okresy sprzed 1 stycznia 2019 r. Co więcej, ewidencje czasu pracy (jeśli chodzi o ich zakres) tworzone dla pracowników, którzy pozostawali w zatrudnieni w dniu 1 stycznia, których stosunku pracy zostały nawiązane przed tym dniem, mogą być tworzone na dotychczasowych zasadach. Oznacza to, że w ewidencjach czasu pracy pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., tworzonych od tego dnia można zamieszczać dane, które były wymagane dotychczasowymi – nie nowymi – przepisami, np. nie musimy podawać informacji o godzinach rozpoczynania i kończenia pracy (a jedynie liczbę godzin pracy) oraz godzinach rozpoczynania i kończenia dyżuru i miejscu jego pełnienia. Dotyczy to jednak tych pracowników, których stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie nowych przepisów, a został nawiązany przed tym dniem.
Warto również mieć świadomość, iż nie ma prawnych przeciwwskazań ku temu, aby firma- jeśli taka jest wola pracodawcy - dostosowała dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników pozostających w zatrudnieniu 1 stycznia 2019 r., zgromadzoną przed tym dniem, dostosowała do nowych regulacji.
DIGITALIZACJA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy zyskali możliwość prowadzenia akt osobowych w formie albo papierowej albo elektronicznej – według uznania pracodawcy. Dotyczy to zarówno dokumentacji kadrowej, jak i płacowej. Ważne jest jednak, iż podejmując decyzję o określonym sposobie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracodawca będzie musiał być konsekwentny – sposób ten będzie obowiązywał dla całości dokumentacji, o której mowa w poprzednich punktach – zarówno teczek osobowych, jak tej gromadzonej w odrębnych teczkach czy katalogach. Czyli będzie można prowadzić dokumentację albo w całości w formie elektronicznej, albo w całości w formie papierowej. Nie będzie zaś można korzystać po części z dokumentacji papierowej, a po części z elektronicznej.
Podejmując decyzję o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną (a w przyszłości również odwrotnie) firma musi mieć świadomość, iż taka zmiana dotyczyć musi nie tylko dokumentacji wytwarzanej w przyszłości ale również w przeszłości. Oprócz tego, że pracodawca zacznie wytwarzać nową dokumentację w formie elektronicznej, to będzie na taką formę musiał przekonwertować dotychczas wytworzone dokumenty – tak, aby całość dokumentacji (zarówno nowej, jak i tej wytworzonej w przeszłości) przybrała jedną formę. Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną oznacza zaś sporządzenie odwzorowania cyfrowego (skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby. Więcej o zmianie przepisów w zakresie formy prowadzenia dokumentacji elektronicznej oraz o obowiązkach firm, które na taką zmianę się pisaliśmy tutaj http://odpowiedzialnoscczlonkazarzadu.com/elektroniczna-dokumentacja-pracownicza/
OKRES PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca, bez względu na formę tworzenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej, będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnie, chyba, że przepisy szczególne będą ustanawiały inny okres przechowywania tej dokumentacji. Ten skrócony (w stosunku do dotychczas obowiązującego 50letniego) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy jednak, co do zasady, stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. Do stosunków pracy nawiązanych przed tym dniem zastosowanie ma dotychczasowy 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jednakże, do stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. - w przypadku złożenia przez pracodawcę dodatkowego raportu informacyjnego do zakładu ubezpieczeń społecznych, pracodawca będzie mógł zastosować 10-letni okres przechowywania dokumentacji (liczony od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony).
NOWE WARUNKI DOTYCZĄCE PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ
Firmy prowadzące dokumentację w formie papierowej mają obowiązek zapewnić odpowiednie warunki jej przechowywania zabezpieczające ją przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Pracodawcy zaś, którzy zdecydują się na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej, będą musieli zapewnić, aby system, w którym jest ona tworzona i przechowywana zapewniał:
zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji do innego systemu teleinformatycznego,
funkcjonalność wydruku dokumentacji.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA NIESTOSOWANIE NOWYCH PRZEPISÓW
Zgodnie z regulacjami wprowadzonym od 1 stycznia 2019 r. pracodawca oraz osoba działająca w jego imieniu, którzy:
nie prowadzą dokumentacji pracowniczej,
nie przechowują dokumentacji pracowniczej przez przewidziany przepisami czas lub
pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
– podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Warto jednak przypomnieć, że odpowiedzialność za w/w wykroczenia jest odpowiedzialnością na zasadzie winy, a co za tym idzie, jeśli u pracodawcy jest zatrudniona osoba lub osoby odpowiedzialne prowadzenie dokumentacji, jej przechowywanie i odpowiednie zabezpieczenie, to odpowiedzialność w w/w zakresie ponoszą takie osoby – one zatem, jeśli nie zachowują należytej staranności i nie przestrzegają przepisów w tym zakresie - mogą zostać obciążone ewentualną karą. Jeśli jednak winę za takie wykroczenie ponosi sam pracodawca - gdyż uniemożliwia przestrzeganie przepisów (np. nie zapewnia odpowiedniego oprogramowania), to pracodawca ponosi odpowiedzialność z tego tytułu i może zostać obciążony ewentualną karą.
Podstawa prawna:
art. 94 § 9a-9b i 944, art. 281 pkt 6-7 Kodeksu pracy,
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).