I co z tą pracą w sobotę - nowy obowiązek dokumentowania oddania i nieoddania dnia wolnego

O pracę w sobotę zawsze dostaję wiele pytań podczas moich szkoleń https://www.akademiastosowaniaprawa.com.pl/prawo-pracy-dla-kadry-zarzadzajacej-szkolenie-z-prawa-pracy/

Poniżej przedstawiam nowe zasady w tym względzie. Otóż:

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek – po pierwsze - dokumentować fakt uzgodnienia lub nieuzgodnienia z pracownikiem terminu oddania dnia wolnego za pracę w sobotę oraz – po drugie – przechowywać ten dokument w prowadzonym dla pracownika indywidualnym zbiorze dokumentów z zakresu czasu pracy.

 Zgodnie z art. 151(3) Kodeksu pracy pracownikowi, który na skutek:

-        szczególnych potrzeb pracodawcy albo

-        konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usuwania awarii,

wykonywał pracę w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego w terminie z nim uzgodnionym. Oznacza to, że w przypadku, gdy pracownik, który wykonuje swoje obowiązki, co do zasady, od poniedziałku do piątku, zostanie wezwany do wykonywania dodatkowej pracy w sobotę – za tę pracę ma otrzymać inny dzień wolny, którego termin nie może być narzucony przez pracodawcę ani przez samego pracownika, lecz ma być wynikiem uzgodnienia pomiędzy tymi dwiema stronami.

Propozycja terminu wykorzystania dnia wolnego za pracującą sobotę może wyjść zarówno od pracownika, jak i od pracodawcy. Z uwagi jednak na fakt, iż to pracodawca odpowiada za przestrzeganie przepisów z zakresu prawa pracy, w sytuacji gdy pracownik nie występuje z inicjatywą w tym zakresie, albo zaproponowany przez pracownika termin nie odpowiada pracodawcy, to pracodawca ma obowiązek zaproponowania pracownikowi, co najmniej jednego terminu, w którym oddanie dnia wolnego – z punktu widzenia pracodawcy – byłoby możliwe. Jeśli jednak po zastosowaniu tej procedury strony dalej nie dojdą do porozumienia i nie ustalą terminu, który odpowiadałby zarówno pracownikowi jak i pracodawcy, pracodawca nie oddaje tego dnia, na skutek czego powstają godziny nadliczbowe, za które pracownikowi należy się – obok normalnego wynagrodzenia – również dodatek z tego tytułu.

Do końca 2018 r. jeśli pomiędzy pracownikiem i pracodawcą doszło do ustalenia terminu dnia wolnego w zamian za pracę w sobotę, wystarczyło fakt udzielenie tego dnia oznaczyć w ewidencji czasu pracy. Jedynie w przypadku, gdyby strony nie osiągnęły konsensusu w tym zakresie, dla celów dowodowych (na wypadek kontroli PIP) – warto było stworzyć dokument, z którego wynikało jasno, że choć pracodawca zaproponował pracownikowi termin oddania dnia wolnego, pracownik tej propozycji nie zaakceptował (co oznaczało, że nieoddanie dnia wolnego – w takiej sytuacji – nie stanowiło wykroczenia pracodawcy, a jedynie powodowało powstanie godzin nadliczbowych).

Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z § 6 pkt 1) ppkt c) Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), pracodawca w ramach prowadzonej indywidualnie dla każdego pracownika dokumentacji z zakresu czasu pracy ma obowiązek przechowywać „dokumenty związane z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy”. Oznacza to, że bez względu na to czy do uzgodnienia terminu doszło czy też nie (choć pracodawca zawsze ma obowiązek do takiego porozumienia dążyć), fakt uzgodnienia lub jego braku musi być stwierdzony w formie dokumentu.

Wzór dokumentu, który do tego może posłużyć przedstawiam poniżej. Podkreślam, że jest to druk, w którym pracodawca proponuje pracownikowi co najmniej jeden termin odebrania dnia wolnego (chyba, że wcześniej pracownik taki dokument złożył pracodawcy i pracodawca zaakceptował propozycję pracownika – wtedy taki dokument może być złożony przez pracownika).

 

……………………., dnia ………….

 

                                                                                    Pani/Pan

                                                                                    ………………………………………..

                                                                                    (imię i nazwisko)                                                                                                                                                                                                                                                                               ………………………………………..

                                                                                        (stanowisko/dział)

Działając na mocy art. 1513 Kodeksu pracy, w związku z poleconą Pani/Panu* pracą w dniu …………………………………….  będącym dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, proponuję odebranie dnia wolnego w terminie ……………………………………. .

 

Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody*

…………………………………………………………

(data i podpis pracownika)

 

*- niepotrzebne skreślić

    

Podstawa prawna:

ü  art. 151(3) Kodeksu pracy

ü  § 6 pkt 1) ppkt c) Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).