Prawo pracy dla HR, odpowiedzialność członków zarządu, umowy handlowe

Drogi Czytelniku,

I my ulegliśmy walentynkowemu nastrojowi!

Jeśli zamówicie szkolenie dla firmy do poniedziałku 18 lutego 2019 - otrzymacie 20% rabat!

A wkrótce prezent - prezentacja w  pdf

A w niej o:

  1. Pracowniczych Planach Kapitałowych lub „Politycy Potrzebują Kasy” dalej jako „PPK” – nowe, pilne obowiązki Pracodawców, bez mojej oceny PPK – po tą zapraszam na priv.

  2. Nowej regulacji tajemnicy przedsiębiorstwa - jak ją teraz chronić i jak długo możesz „ścigać” pracowników?

  3. Zmianach w Kodeksie pracy – co powinieneś jak Zarząd zmienić i jakie uchwały podjąć?

  4. Zakładamy nowe teczki osobowe pracowników – jak to uczynić szybko i sprawnie?

  5. Prowadzimy inaczej dokumenty dotyczące czasu pracy – i co z tą ewidencją?

 Śledź nasz blog i przeszkol firmę z walentynkowym rabatem!

Wybierz szkolenie www.AkademiaStosowaniaPrawa.com.pl

Wadliwa umowa handlowa z kontrahentem zagranicznym? Poznaj skutki.

Skutki, jakie niesie za sobą źle skonstruowana umowa handlowa z kontrahentem zagranicznym

Obrót z kontrahentami zagranicznymi kwitnie. Polskie firmy są najczęściej dostawcami czy sprzedającymi. Niejednokrotnie współpraca opiera się na lakonicznych zamówieniach albo ofertach i ich przyjęciach do realizacji. Dopóki dostawa jest bez opóźnień a kontrahent zagraniczny płaci w terminie, przedsiębiorca polski rzadko kiedy zwraca uwagę, aby choć w minimalnym zakresie zabezpieczyć swoją pozycję na wypadek sytuacji konfliktowej. Problem pojawia się wtedy, gdy okazuje się, że kontrahent zagraniczny nie jest zadowolony z opóźnionej dostawy, nawet niezawinionej przez stronę polską, zaczyna wyceniać swoje straty z tytułu opóźnienia, nie płaci za dostawę i  - co często bywa – dalej zamawia. Wtedy polski przedsiębiorca z jednej strony pragnie utrzymać współpracę i realizuje dalsze  zamówienia, a z drugiej strony już wie, że nie uniknie problemów, sięga do umowy/zamówienia i zaczyna sobie zdawać sprawę, że nie ma szans. Dlaczego? Od strony formalnej nie zabezpieczył tej współpracy przez brak czasu, wiedzy.

Tematyka zabezpieczania współpracy z kontrahentami zagranicznymi jest dość obszerna i uzależniona co najmniej od przedmiotu umowy i kraju z jakiego pochodzi nasz kontrahent, dlatego poniżej w zarysie i jedynie sygnalizacyjnie przedstawione zostaną zapisy na które należy zwrócić uwagę.

Zadbaj o właściwą komparycję umowy

Istotną częścią umowy jest ta część, która znajduje się nad paragrafem pierwszym.. Jest to komparycja umowy, Wynika z niej to, między kim a kim zawarta jest umowa i kto reprezentuje każdą ze stron. Sprawdź zatem w rejestrach on line firmę z którą zawierasz umowę, dowiedz się kto ją reprezentuje i zawrzyj umowę tylko z osobą uprawnioną do reprezentacji i zaciągania zobowiązań w imieniu kontrahenta. Jeśli zobaczysz, że nie zgadzają się dane osoby z rejestru z osobą, z którą się kontaktujesz poproś o pełnomocnictwo, zapytaj wprost, choćby w korespondencji e-mail, czy osoba ta posiada uprawnienia do zawarcia umowy i na jakiej podstawie. Wykażesz się wtedy przezornością i zabezpieczysz się przed sytuacją, w której kontrahent zagraniczny podważy wartość umowy bo uzna, że w imieniu firmy umowę zawarła osoba nieuprawniona do reprezentacji.

Konwencja wiedeńska wchodzi z automatu

Jeśli zawierasz umowę z kontrahentem, którego siedziba mieści się w państwie które podpisało Konwencję Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów” sporządzoną 11 kwietnia 1980 r. w Wiedniu – tzw. „Konwencję wiedeńską”.

Tych państw jest bardzo dużo, np. Bułgaria , Chile, Chiny, Egipt, Francja , Gruzja, Hiszpania,  Holandia, Irak, Kuba, Litwa, Meksyk, Niemcy, Norwegia, Słowacja, Stany Zjednoczone Ameryki, Szwajcaria, Szwecja, Węgry, Włochy i inne.

Należy pamiętać, że jeśli wprost w zamówieniu czy umowie nie zostanie wyłączone z kontrahentem zagranicznym stosowanie ww. konwencji to będzie ona miała zastosowanie do umowy sprzedaży towarów.   Reguły zawarte w Konwencji wiedeńskiej mają zastosowanie do takiej umowy w pierwszej kolejności.

Konwencja wiedeńska reguluje bardzo wiele pomocnych we współpracy kwestii od oferty po dostawy towarów, ale jeśli kontrakt oparty jest o jej działanie – to inaczej niż w prawie polskim - nie można zwolnić się z odpowiedzialności wykazując, że naruszenie ustalonych warunków umowy wynikało z okoliczności za które za które dana strona nie odpowiada.  Innymi słowy – jeśli dostarczasz towary i opóźniasz się z dostawą to odpowiadasz za opóźnienie nawet wtedy, gdy nastąpiło ono bez Twojej winy.  Zatem w zależności którą jesteś strona w umowie, stosowanie bądź nie Konwencji wiedeńskiej może okazać się zbawienne, albo pogrążające Twoją firmę.  Przed rozpoczęciem współpracy należy zatem ustalić jakie umowy międzynarodowe stosuje się do kontrahenta z którym zamierzamy współpracować, a w szczególności czy pochodzi z państwa, które przystąpiło do Konwencji wiedeńskiej.

Ograniczenie odpowiedzialności to podstawa jeśli jesteś dostawcą/sprzedającym

Jeśli Twoja firma dostarcza kontrahentowi zagranicznemu towary, musisz zakładać, że może zdarzyć się tak, że będziesz miał „poślizg”, naruszysz termin dostawy. Wtedy grozić może wypłata sporego odszkodowania, bo kontrahent wyceni sobie utracone korzyści. Warto zatem przeforsować klauzulę Limitation of Liability.

Przykład:

„Other than as set forth in paragraph X or upon the breach of any warranty, neither Buyer or Seller shall be liable to the other for any indirect, special, incidental or consequential damages arising out of or related to this agreement or any performance hereunder, even if such Party has advance notice of the possibility of such damages, whether based on theory of contract, tort, strict liability or otherwise”.

Polska jurysdykcja  

Procesowanie się z kontrahentem zagranicznym poza granicami Polski może okazać się bardzo drogie, a czasami wręcz niepłacalne. Dlatego najlepiej poddać umowę pod prawo polskie.

Przykład:

„This Agreement shall be governed by and construed in accordance with the laws of Republic of Poland without regard to the conflicts of law pronciples thereof. „This Agreement has been prepared, is being executed and delivered, and is intended to be performed in the Republic of Poland, and the laws of such state and the applicable substantive law of the European Union shall govern the validity, construction, enforcement and interpretation of this Agreement.”

Jeżeli jednak zagraniczny kontrahent nie chce się zgodzić na polski państwowy wymiar sprawiedliwość, można wtedy zaproponować polski arbitraż. Może być to opcja do zaakceptowania przez zagraniczny podmiot, ponieważ arbitraż jest częstym rozwiązaniem stosowanym przez partnerów z zagranicy.

Klauzul, o które należy zadbać w umowie z kontrahentem zagranicznym jest znacznie więcej, dlatego warto, aby każda oferta, zamówienie, umowa z partnerem z zagranicy została poddana analizie i nie była zawierana bez jej negocjacji. Należy pamiętać, że „W biznesie nie dostajesz tego, na co zasługujesz, dostajesz to co wynegocjujesz” -  dr Chester Karass.

Zapraszam do zorganizowania szkolenia zamkniętego w firmie z umów handlowych

https://www.akademiastosowaniaprawa.com.pl/umowy-handlowe-w-obrocie-krajowym-i-midzynarodowym-szkolenie-z-prawa-cywilnego/

 lub do uczestnictwa w najbliższym szkoleniu otwartym na którym jestem wykładowcą

http://www.akademiamddp.pl/szkolenia/umowy-handlowe-dla-menedzerow-w-obrocie-krajowym-i-zagranicznym/

 

I co z tą pracą w sobotę - nowy obowiązek dokumentowania oddania i nieoddania dnia wolnego

O pracę w sobotę zawsze dostaję wiele pytań podczas moich szkoleń https://www.akademiastosowaniaprawa.com.pl/prawo-pracy-dla-kadry-zarzadzajacej-szkolenie-z-prawa-pracy/

Poniżej przedstawiam nowe zasady w tym względzie. Otóż:

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek – po pierwsze - dokumentować fakt uzgodnienia lub nieuzgodnienia z pracownikiem terminu oddania dnia wolnego za pracę w sobotę oraz – po drugie – przechowywać ten dokument w prowadzonym dla pracownika indywidualnym zbiorze dokumentów z zakresu czasu pracy.

 Zgodnie z art. 151(3) Kodeksu pracy pracownikowi, który na skutek:

-        szczególnych potrzeb pracodawcy albo

-        konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usuwania awarii,

wykonywał pracę w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego w terminie z nim uzgodnionym. Oznacza to, że w przypadku, gdy pracownik, który wykonuje swoje obowiązki, co do zasady, od poniedziałku do piątku, zostanie wezwany do wykonywania dodatkowej pracy w sobotę – za tę pracę ma otrzymać inny dzień wolny, którego termin nie może być narzucony przez pracodawcę ani przez samego pracownika, lecz ma być wynikiem uzgodnienia pomiędzy tymi dwiema stronami.

Propozycja terminu wykorzystania dnia wolnego za pracującą sobotę może wyjść zarówno od pracownika, jak i od pracodawcy. Z uwagi jednak na fakt, iż to pracodawca odpowiada za przestrzeganie przepisów z zakresu prawa pracy, w sytuacji gdy pracownik nie występuje z inicjatywą w tym zakresie, albo zaproponowany przez pracownika termin nie odpowiada pracodawcy, to pracodawca ma obowiązek zaproponowania pracownikowi, co najmniej jednego terminu, w którym oddanie dnia wolnego – z punktu widzenia pracodawcy – byłoby możliwe. Jeśli jednak po zastosowaniu tej procedury strony dalej nie dojdą do porozumienia i nie ustalą terminu, który odpowiadałby zarówno pracownikowi jak i pracodawcy, pracodawca nie oddaje tego dnia, na skutek czego powstają godziny nadliczbowe, za które pracownikowi należy się – obok normalnego wynagrodzenia – również dodatek z tego tytułu.

Do końca 2018 r. jeśli pomiędzy pracownikiem i pracodawcą doszło do ustalenia terminu dnia wolnego w zamian za pracę w sobotę, wystarczyło fakt udzielenie tego dnia oznaczyć w ewidencji czasu pracy. Jedynie w przypadku, gdyby strony nie osiągnęły konsensusu w tym zakresie, dla celów dowodowych (na wypadek kontroli PIP) – warto było stworzyć dokument, z którego wynikało jasno, że choć pracodawca zaproponował pracownikowi termin oddania dnia wolnego, pracownik tej propozycji nie zaakceptował (co oznaczało, że nieoddanie dnia wolnego – w takiej sytuacji – nie stanowiło wykroczenia pracodawcy, a jedynie powodowało powstanie godzin nadliczbowych).

Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z § 6 pkt 1) ppkt c) Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), pracodawca w ramach prowadzonej indywidualnie dla każdego pracownika dokumentacji z zakresu czasu pracy ma obowiązek przechowywać „dokumenty związane z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy”. Oznacza to, że bez względu na to czy do uzgodnienia terminu doszło czy też nie (choć pracodawca zawsze ma obowiązek do takiego porozumienia dążyć), fakt uzgodnienia lub jego braku musi być stwierdzony w formie dokumentu.

Wzór dokumentu, który do tego może posłużyć przedstawiam poniżej. Podkreślam, że jest to druk, w którym pracodawca proponuje pracownikowi co najmniej jeden termin odebrania dnia wolnego (chyba, że wcześniej pracownik taki dokument złożył pracodawcy i pracodawca zaakceptował propozycję pracownika – wtedy taki dokument może być złożony przez pracownika).

 

……………………., dnia ………….

 

                                                                                    Pani/Pan

                                                                                    ………………………………………..

                                                                                    (imię i nazwisko)                                                                                                                                                                                                                                                                               ………………………………………..

                                                                                        (stanowisko/dział)

Działając na mocy art. 1513 Kodeksu pracy, w związku z poleconą Pani/Panu* pracą w dniu …………………………………….  będącym dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, proponuję odebranie dnia wolnego w terminie ……………………………………. .

 

Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody*

…………………………………………………………

(data i podpis pracownika)

 

*- niepotrzebne skreślić

    

Podstawa prawna:

ü  art. 151(3) Kodeksu pracy

ü  § 6 pkt 1) ppkt c) Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).

Rewolucyjne zmiany w przepisach o związkach zawodowych

Związki zawodowe nie tylko tam, gdzie są pracownicy

Kto z Zarządzających firmami uwielbia związki zawodowe?

Nie spodziewam się lasu rąk :)  Choć znam Zarządy, które świetnie współpracują/radzą sobie mając na pokładzie kilka związków.

Jednak, często do takiego poziomu współpracy dochodziliśmy tocząc „wielkie boje”.

Teraz prawdziwe oblicze takich magicznych słów jak konsultacja związkowa, zgody, opinie związków poznać będą musiały firmy, które zatrudniają nie tylko pracowników, np. kliniki lekarskie, firmy z branży IT, biura księgowe i wszystkie inne firmy, dla których główną „siłą roboczą” są zleceniobiorcy lub samo zatrudnieni.

1 stycznia 2019 r. zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące organizacji związkowych, na mocy których związki zawodowe mogą być tworzone oraz mogą do nich przystępować nie tylko osoby zatrudnione na podstawie umów o pracę, lecz również zleceniobiorcy i osoby wykonujące działalność gospodarczą. Co więcej związki mogą być tworzone nie tylko u pracodawców, ale również w firmach, które nie mają pracowników.

1 stycznia 2019 r. na potrzeby ustawy o związkach zawodowych została wprowadzona nowa definicja pracodawcy. Zgodnie z nią, pracodawcą jest:

  1. pracodawca w rozumieniu Kodeksu pracy, czyli jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników oraz

  2. jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osobę fizyczną, jeżeli zatrudniają one inną niż pracownik osobę wykonującą pracę zarobkową, niezależnie od podstawy tego zatrudnienia.

Z powyższego zatem wynika, iż zgodnie z definicją stworzoną na potrzeby przepisów organizujących działanie związków zawodowych – pracodawcą jest nie tylko podmiot zatrudniający pracowników (czyli osoby działające na podstawi umów o pracę), ale również taka jednostka, która nie zatrudnia pracowników, lecz inne osoby wykonujące pracę zarobkową.

Osobą wykonującą pracę zarobkową jest zaś pracownik (czyli osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę) lub osoba świadcząca pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudnia do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia, oraz ma takie prawa i interesy związane z wykonywaniem pracy, które mogą być reprezentowane i bronione przez związek zawodowy.

W praktyce, osobą wykonującą pracę zarobkową, inną niż pracownik, może być np. zleceniobiorca czy osoba wykonująca pracę w ramach działalności gospodarczej (jeśli same nie zatrudniają do tej pracy innych osób), czyli tzw. samozatrudniony.

Powyższe definicje (pracodawcy i osoby wykonującej pracę zarobkową) zostały zaś stworzone, aby wskazać w jakich firmach mogą być tworzone związki zawodowe oraz jakie podmioty mogą takie organizacje tworzyć i do nich przystępować.

Dotychczas bowiem przez wiele lat, związki zawodowe mogły być tworzone jedynie u pracodawców, czyli w takich jednostkach, które zatrudniały pracowników (na podstawi umów o pracę) oraz mogły być tworzone i mogli do nich przystępować, co do zasady, tylko pracownicy.

Od 1 stycznia 2019 r. mamy zaś w tym zakresie olbrzymią zmianę. Zgodnie bowiem z obecnym stanem prawnym, prawo tworzenia i wstępowania do związków zawodowych przysługuje, co do zasady, osobom wykonującym pracę zarobkową (zgodnie z w/w definicją). Oznacza to zatem, że:

  • po pierwsze – związki zawodowe mogą być tworzone  zarówno w firmach, w których prace wykonują pracowniczy, ale również tam, gdzie wykonawcami pracy są jedynie osoby zatrudnione na innej podstawi prawnej – np. zleceniobiorcy czy osoby pracujące w ramach wykonywanej działalności gospodarczej oraz

  • po drugie – do związków zawodowych mogą przystępować nie tylko pracownicy. 

Faktycznie zatem, każda firma, która zatrudnia pracowników lub osoby wykonujące pracę na innej podstawie prawnej (zleceniobiorców, osoby wykonujące działalność gospodarczą) musi liczyć się z tym, że powstaną u nich organizacje związkowe, albo – jeśli już takie funkcjonują, że ich członkami staną się również osoby nie będące pracownikami, na warunkach wskazanych poniżej. Może się zatem okazać, że np.:

  • w klinikach lekarskich,

  • w gabinetach kosmetycznych,

  • korporacjach taksówek,

  • biurach tłumaczeń,

  • biurach księgowych,

  • firmach branży IT,

  • innych korporacjach, w których główną „siłą roboczą” są zleceniobiorcy lub samo zatrudnieni,

powstaną związki zawodowe, albo do związków już istniejących będą przystępować zleceniobiorcy i samo zatrudnieni.

Co więcej, aby powyższe regulacji nie były tylko teoretyczne, od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje  również zakaz nierównego traktowania wszystkich osób wykonujących pracę zarobkową (również na innej podstawie niż umowa o pracę) z powodu przynależności do związku zawodowego lub pozostawania poza nim albo wykonywania funkcji związkowej, którego skutkiem jest w szczególności:

  • odmowa nawiązania lub rozwiązanie stosunku prawnego,

  • niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę zarobkową lub innych warunków zatrudnienia albo pominięcie przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą zarobkową,

  • pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe

– chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

W razie naruszenie zasady równego traktowania w powyższym zakresie, każda osoba wykonująca pracę zarobkową, a więc również „niepracownik” ma prawo skierować sprawę na drogę postępowania sądowego dochodząc odszkodowania, które nie ma w przepisach górnej granicy co do wysokości!

Dodatkowo, postanowienia umów i innych aktów, na podstawie których inne niż pracownicy osoby świadczą pracę, naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu z powodu przynależności do związku zawodowego lub pozostawania poza nim albo wykonywania funkcji związkowej są nieważne. Zamiast takich postanowień stosuje się odpowiednie przepisy prawa regulujące stosunek prawny łączący te osoby z pracodawcą, a w razie braku takich przepisów postanowienia te zastępuje się odpowiednimi postanowieniami niemającymi charakteru dyskryminacyjnego.

W przypadku pytań albo konieczności weryfikacji regulaminów, obowiązujących wzorów umów czy negocjacji ze związkami zawodowymi zapraszam do kontaktu: monika@dja-legal.pl

Podstawa prawna:

Art. 1-3 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881 ze zm.).

Zmiany w prawie pracy - kompedium dla HR. Poznaj z Akademią Stosowania Prawa!

Od 1 stycznia 2019 r. wchodzą rewolucyjne zmiany w tworzeniu i przechowywaniu teczek osobowych oraz dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. zaczęły obowiązywać nowe przepisy w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wprowadzają one nowe zasady tworzenia akt osobowych – nowy podział oraz dokumenty wchodzące w ich skład – oraz zobowiązują pracodawców do tworzenia dodatkowych dokumentów poza tymi teczkami. Wprowadzają również nowe sposoby i okresy gromadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej. 

 NOWE TECZKI OSOBOWE

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracowników mają być podzielone, nie jak dotychczas na 3, lecz na 4 części. Teczka osobowa została bowiem powiększona o część D, w której zawiera się dokumenty dotyczące karania pracownika lub ponoszenia przez niego odpowiedzialności porządkowej.

Ponadto, zmienia się skład przedmiotowy poszczególnych części – znikają z nich niektóre dokumenty i pojawiają się nowe - na co warto zwrócić uwagę nie tylko przy zakładaniu nowych teczek osobowych, ale również przy porządkowaniu dotychczasowych – wytworzone już teczki (pracowników pozostających w zatrudnieniu 1 stycznia 2019 r. ) będą musiały być bowiem  zorganizowane i uporządkowane w „nowy” sposób (o czym dalej).

 Teczki osobowe według nowych zasad muszą obejmować następujące dokumenty:

  • Część A: dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie:

  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych,

  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (wydane na postawie art. 229 § 1-12 Kodeksu pracy).

  • Część B: oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,

  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,

  • zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,

  • dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

  • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:

    • treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia o stosowanych systemach i rozkładach czasu pracy oraz przyjętych okresach rozliczeniowych,

    • przepisami oraz zasadami BHP,

    • zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

  • potwierdzenie poinformowania pracownika:

    • warunkach zatrudnienia oraz o zmianie tych warunków (informacja z art. 29 § 3 - § 33 Kodeksu pracy),

    • o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,

    • o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,

  • potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,

  • dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia BHP,

  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,

  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,

  • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),

  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,

  • dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu,

  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,

  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,

  • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,

  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych

  • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

  • dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;

  • Część C: oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

  • oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

  • wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

  • dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

  • kopa wydanego świadectwa pracy,

  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

  • umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających;

  • Część D: odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Tak, jak było dotychczas, oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Ponadto, każda z części akt osobowych zawierać musi wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Nowością, w porównaniu do dotychczasowych przepisów, jest zaś to, że oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne.  Dokumenty znajdujące się w części D przechowuje się zaś w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne – również w porządku chronologicznym. W związku z usunięciem z akt pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

 DOKUMENTY DOTYCZĄCE CZASU PRACY

Pracodawca od 1 stycznia tego roku ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację związaną z czasem pracy. Inaczej, niż to było dotychczas przedstawiane w piśmiennictwie branżowym, ma ona być odrębną od teczek osobowych dokumentacją tworzoną albo w postaci dodatkowej teczki (segregatora) – w przypadku, gdy pracodawca prowadzić będzie dokumentację pracowniczą w formie papierowej albo w postaci odrębnego katalogu (zbioru) – w przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej). Najważniejsze jest jednak, że ta dokumentacja ma być, tak samo jak i teczki osobowe, tworzona odrębnie dla każdego pracownika i obejmować następujące dokumenty:

  • ewidencję czasu pracy, zawierającą informacje o:

    • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

    • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

    • liczbie godzin nadliczbowych,

    • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

    • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

    • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

    • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

    • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

    • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

  • wnioski pracownika dotyczące:

    • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,

    • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,

    • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty,

    • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,

    • stosowania weekendowego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,

    • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy – tzw. rozkładu z naruszeniem doby pracowniczej,

    • stosowania tzw. ruchomej organizacji czasu pracy, czyli rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy,

  • dokumenty związane:

    • ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy,

    • z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

    • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

  • zgodę:

    • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,

    • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy;

Zwracam uwagę, na to, iż inaczej, niż dotychczas było sugerowane w projekcie zmian, pracodawca nie ma obowiązku gromadzić i przechowywać w ramach dokumentacji pracowniczej harmonogramów czasu pracy pracowników (grafików). Harmonogramy czasu pracy należy jednak przechowywać co najmniej do zakończenia okresu rozliczeniowego – są one bowiem podstawą rozliczenia czasu pracy - a najlepiej do upływu trzech lat – wraz z tym okresem przedawniają się bowiem roszczenia pracownicze, a harmonogram czasu pracy może być pomocny do ustalenia zasadności tych roszczeń. Ponadto, podkreślam, iż zupełną nowością w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy jest obowiązek zawierania w niej informacji nie tylko o liczbie przepracowanych w poszczególnych dniach, ale również o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych.

Jeśli zaś chodzi o dodatkowe dokumenty z zakresu czasu pracy, rewolucyjną nowością jest, obowiązek przechowywania dokumentów związanych z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Dotychczas taki dokument nie musiał być tworzony ani przechowywany, a dla uzgodnienia terminu w/w dnia wolnego wystarczyło ustne uzgodnienie pracownika i pracodawcy, które skutkowało skorzystaniem przez pracownika z takiego dnia wolnego i późniejsze wskazanie tego faktu w ewidencji czasu pracy.

 DODATKOWE DOKUMENTY

Oprócz teczek osobowych oraz dokumentacji związanej z czasem pracy pracodawca ma obowiązek gromadzić i przechowywać, odrębnie dla każdego pracownika:

  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,

  • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).

Nowością w tym zakresie jest obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (wniosków urlopowych), które stają się składowym elementem dokumentacji pracowniczej (gromadzonym poza teczką osobową), a co za tym idzie, podlegającym wszelkim rygorom wytwarzania i przechowywania dokumentacji ze stosunku pracy.

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE

Nowe przepisy dotyczące tworzenia i zawartości teczek osobowych oraz zakresu gromadzenia dokumentów wykraczających poza te teczki stosuje się, co do zasady, do pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od dnia 1 stycznia 2019 r.

Do dokumentacji pracowników, którzy pozostawali w zatrudnieniu w dniu 1 stycznia 2019 r., ale których stosunki pracy zostały nawiązane przed tym dniem, wprawdzie nowe regulacje stosujemy, ale tylko do dokumentacji gromadzonej od 1 stycznia 2019 r. W praktyce oznacza to, że jakkolwiek od 1 stycznia br. musimy dostosować teczki osobowe pracowników do nowych wymogów - podzielić je na cztery części i zacząć zamieszczać dokumenty, o których mowa w nowych przepisach – oraz musimy stworzyć i gromadzić dodatkową dokumentację (poza aktami osobowymi), ale nie musimy – ani teczek ani dodatkowej dokumentacji uzupełniać o dokumenty za okresy sprzed 1 stycznia 2019 r. Co więcej, ewidencje czasu pracy (jeśli chodzi o ich zakres) tworzone dla pracowników, którzy pozostawali w zatrudnieni w dniu 1 stycznia, których stosunku pracy zostały nawiązane przed tym dniem, mogą być tworzone na dotychczasowych zasadach. Oznacza to, że w ewidencjach czasu pracy pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., tworzonych od tego dnia można zamieszczać dane, które były wymagane dotychczasowymi – nie nowymi – przepisami, np. nie musimy podawać informacji o godzinach rozpoczynania i kończenia pracy (a jedynie liczbę godzin pracy) oraz godzinach rozpoczynania i kończenia dyżuru i miejscu jego pełnienia. Dotyczy to jednak tych pracowników, których stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie nowych przepisów, a został nawiązany przed tym dniem.

Warto również mieć świadomość, iż nie ma prawnych przeciwwskazań ku temu, aby firma- jeśli taka jest wola pracodawcy - dostosowała dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników pozostających w zatrudnieniu 1 stycznia 2019 r., zgromadzoną przed tym dniem, dostosowała do nowych regulacji.

 DIGITALIZACJA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy zyskali możliwość prowadzenia akt osobowych w formie albo papierowej albo elektronicznej – według uznania pracodawcy. Dotyczy to zarówno dokumentacji kadrowej, jak i płacowej. Ważne jest jednak, iż podejmując decyzję o określonym sposobie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracodawca będzie musiał być konsekwentny – sposób ten będzie obowiązywał dla całości dokumentacji, o  której mowa w poprzednich punktach – zarówno teczek osobowych, jak tej gromadzonej w odrębnych teczkach czy katalogach. Czyli będzie można prowadzić dokumentację albo w całości w formie elektronicznej, albo w całości w formie papierowej. Nie będzie zaś można korzystać po części z dokumentacji papierowej, a po części z elektronicznej.

Podejmując decyzję o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną (a w przyszłości również odwrotnie) firma musi mieć świadomość, iż taka zmiana dotyczyć musi nie tylko dokumentacji wytwarzanej w przyszłości ale również w przeszłości. Oprócz tego, że pracodawca zacznie wytwarzać nową dokumentację w formie elektronicznej, to będzie na taką formę musiał przekonwertować dotychczas wytworzone dokumenty – tak, aby całość dokumentacji (zarówno nowej, jak i tej wytworzonej w przeszłości) przybrała jedną formę. Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną oznacza zaś sporządzenie odwzorowania cyfrowego (skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby. Więcej o zmianie przepisów w zakresie formy prowadzenia dokumentacji elektronicznej oraz o obowiązkach firm, które na taką zmianę się  pisaliśmy tutaj http://odpowiedzialnoscczlonkazarzadu.com/elektroniczna-dokumentacja-pracownicza/

OKRES PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca, bez względu na formę tworzenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej, będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnie, chyba, że przepisy szczególne będą ustanawiały inny okres przechowywania tej dokumentacji. Ten skrócony (w stosunku do dotychczas obowiązującego 50letniego) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy jednak, co do zasady, stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. Do stosunków pracy nawiązanych przed tym dniem zastosowanie ma dotychczasowy 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.  Jednakże, do stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. - w przypadku złożenia przez pracodawcę dodatkowego raportu informacyjnego do zakładu ubezpieczeń społecznych, pracodawca będzie mógł zastosować 10-letni okres przechowywania dokumentacji (liczony od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony).

NOWE WARUNKI DOTYCZĄCE PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

Firmy prowadzące dokumentację w formie papierowej mają obowiązek zapewnić odpowiednie warunki jej przechowywania zabezpieczające ją przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Pracodawcy zaś, którzy zdecydują się na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej, będą musieli zapewnić, aby system, w którym jest ona tworzona i przechowywana zapewniał:

  • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;

  • integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

  • stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;

  • identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;

  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,

  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji do innego systemu teleinformatycznego,

  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.

 

ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA NIESTOSOWANIE NOWYCH PRZEPISÓW

Zgodnie z regulacjami wprowadzonym od 1 stycznia 2019 r. pracodawca oraz osoba działająca w jego imieniu, którzy:

  • nie prowadzą dokumentacji pracowniczej,

  • nie przechowują dokumentacji pracowniczej przez przewidziany przepisami czas lub

  • pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem

 – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Warto jednak przypomnieć, że odpowiedzialność za w/w wykroczenia jest odpowiedzialnością na zasadzie winy, a co za tym idzie, jeśli u pracodawcy jest zatrudniona osoba lub osoby odpowiedzialne prowadzenie dokumentacji, jej przechowywanie i odpowiednie zabezpieczenie, to odpowiedzialność w w/w zakresie ponoszą takie osoby – one zatem, jeśli nie zachowują należytej staranności i nie przestrzegają przepisów w tym zakresie -  mogą zostać obciążone ewentualną karą. Jeśli jednak winę za takie wykroczenie ponosi sam pracodawca - gdyż uniemożliwia przestrzeganie przepisów (np. nie zapewnia odpowiedniego oprogramowania), to pracodawca ponosi odpowiedzialność z tego tytułu i może zostać obciążony ewentualną karą.    

 

Podstawa prawna:

  • art. 94 § 9a-9b i 944, art. 281 pkt 6-7 Kodeksu pracy,

  • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).