Sprawdź, czy nadal jesteś prezesem zarządu
Jesteś członkiem zarządu w sp. z o. o. Od lat pełnisz tę funkcję. Być może jesteś jednocześnie wspólnikiem w tej spółce. Podpisujesz umowy, zatrudniasz pracowników, zwalniasz pracowników, podpisujesz sprawozdania finansowe. Umowa spółki była zawierana dawno temu, taka typowa, z Internetu, nic skomplikowanego. Coś tam w niej zmienialiście, zostało dodane jakieś PKD, ale ostatecznie można powiedzieć, że to typowa umowa spółki z o. o.
Czy może to być Twój scenariusz?
Jeśli tak, to czy na pewno wiesz, czy jesteś prezesem, członkiem zarządu tej spółki? Dlaczego stawiam Ci to pytanie? Mamy bowiem czas zwyczajnych zgromadzeń wspólników i może warto coś naprawić. Oczywiście może jest tak, że umowa spółki, którą zarządzasz, kwestię mandatu uregulowała odmiennie niż jest to zapisane w k.s.h. Wtedy idź jej zapisami. Jeśli jednak umowa spółki z o. o. jest właśnie taka typowa, to prawdopodobnie nie reguluje odmiennie zasad, które uwzględniają wygaśnięcie mandatu i możesz być w tarapatach.
Właściwy przepis k.s.h. brzmi tak:
Art. 202. [Wygaśnięcie mandatu]
§ 1. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
§ 2. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Zatem, członek zarządu spółki z o. o. może być powołany na określoną w umowie kadencję albo na czas nieokreślony. Od tego zależy, kiedy wygasa jego mandat.
Jeżeli członek zarządu powołany jest na rok, dwa, trzy lata, to jego mandat wygasa z mocy prawa, niejako automatycznie. Następuje to po odbyciu zgromadzenia wspólników, które zatwierdziło sprawozdanie za ostatni pełny rok obrotowy. Oczywiście umowa spółki – jak wspomniałam – może przewidywać inne terminy wygaśnięcia mandatu. Ale jeśli nie przewiduje, to jest właśnie tak, że mandat wygasa. Co to w praktyce oznacza, że członek zarządu nie ma uprawnienia do działania w imieniu spółki bo mandat = kompetencja do zarządzania spółkę.
W przypadku, gdy w Twojej spółce z o. o. jest określona kadencyjność funkcji członka zarządu, musisz sprawdzić, czy przypadkiem nie wygasł mandat do sprawowania tej funkcji. Czasami może być tak, że kadencja i mandat nie pokrywają się i trzeba nad tym zapanować.
Podam Ci przykład
Jeśli członek zarządu w sp. z o. o. został powołany na dwuletnią kadencję 31 marca 2018 roku to jego kadencja upływa 31 marca 2020 roku. Wygaśnięcie jego mandatu nastąpi jednak z chwilą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2019, który jest ostatnim pełnym rokiem obrotowym sprawowania funkcji członka zarządu, a więc najpóźniej wraz z odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników z końcem czerwca 2020 roku. Jeżeli ten członek zarządu będzie działał dalej w drugiej połowie 2020 roku, to nie będzie już osobą uprawnioną do działania w imieniu spółki, bo jego mandat wygasł automatycznie w czerwcu 2020 roku (w zależności od terminu zwyczajnego zgromadzenia wspólników). Aby temu zapobiec należy podczas zgromadzenia wspólników podjąć dodatkową uchwałę o powołania nowego członka zarządu lub tego samego na kolejną kadencję.
Dlatego warto teraz, przy okazji zwyczajnych walnych zgromadzeń w spółkach, przejrzeć umowę spółki i zobaczyć, co mówi ona o kadencji i mandacie. Jeśli nic, to stosujemy k.s.h. i zasady, które opisałam. Musisz wiedzieć, kiedy ma miejsce wygaśnięcie mandatu, aby nie dopuścić do sytuacji, gdy członkowie zarządu będą działać poza mandatem.
Jeśli mleko już się wylało i od miesięcy, a może i lat, członkowie zarządu Twojej spółki działają pomimo, że mandaty wygasły, to musisz uzdrowić tę sytuację. Powstaną bowiem pytania o ważność zawartych umów, o odpowiedzialność za długi takiej spółki, o odpowiedzialność za podpisywanie dokumentów finansowych, sprawozdań finansowych.
Jak to zrobić? Po odpowiedź zapraszam do zakładki z kursami w platformie Prawo dla Zarządu. Ale już teraz podpowiem Ci co zrobić na przyszłość: doprowadź do zmiany umowy spółki z o. o. tak, żeby członek zarządu był powołany na czas nieokreślony. Wtedy nie trzeba będzie pamiętać o powołaniu członka zarządu po upływie kadencji.